Veri işleme sözleşmesi

1. Taraflar ve konu

GDPR madde 28 uyarınca bu veri işleme sözleşmesi, Verdaro Business kullanan ve bu sözleşmeyi uygulamada yapan işletme (veri sorumlusu, bundan sonra "siz") ile Süleyman Kaan Koc (BMT-Code), Verdaro, Neuherbergstraße 117, 80937 München, Almanya (veri işleyen, bundan sonra "biz") arasında geçerlidir.

Sözleşme, müşterileriniz ve diğer üçüncü kişiler hakkında Verdaro'da sakladığınız kişisel verileri nasıl işlediğimizi düzenler. Kullanım koşullarına ek olarak geçerlidir ve veri koruma konularında onlardan önce gelir.

Sözleşmeyi uygulamada onaylayarak yaparsınız; sürümü ve zamanı kaydederiz. İşletme bilgilerinizi içeren bir nüshayı orada her zaman PDF olarak indirebilirsiniz. Elektronik biçim yeterlidir (GDPR madde 28/9).

2. İşlemenin niteliği, amacı ve süresi

Verileri saklarız, uygulamada size gösteririz, bunlardan tekliflerinizi, faturalarınızı ve ihtarlarınızı PDF olarak üretiriz, talimatınızla belirttiğiniz adrese e-postayla göndeririz, saklarız, isteğiniz üzerine dışa aktarırız ve sileriz. Tek amaç, Verdaro Business'ı size sunmaktır.

Sözleşme, hesabınızda üçüncü kişilere ait veri bulunduğu sürece, Business bittikten sonra da geçerlidir ve hesabınızın tamamen silinmesiyle sona erer.

3. Veriler ve ilgili kişiler

İlgili kişiler müşterileriniz, onların irtibat kişileri ve fotoğraflarınızda görünen ya da notlarınızda geçen kişilerdir. İşlenen veriler:

• adlar, adresler, e-posta adresleri ve KDV kimlik numaraları;
• notlar ve bahçelerin müşterilere bağlanması;
• teklif, fatura, iptal faturası ve ihtarların içeriği; hizmetler, tutarlar, tarihler ve ödeme durumu dahil;
• Verdaro'dan gönderilen belgelerin alıcıları ve zamanları;
• kişilerle ilgili olduğu ölçüde bahçe ve bitki fotoğrafları ile bunların analiz sonuçları.

Özel nitelikli kişisel veriler (GDPR madde 9) öngörülmemiştir; lütfen bu tür veri saklamayın.

4. Talimatlar

Verileri yalnızca belgelenmiş talimatınızla işleriz. Talimatlar bu sözleşme ve uygulamada yaptıklarınızdır; örneğin oluşturma, değiştirme, gönderme, dışa aktarma ve silme. Başka talimatları info@bmt-code.de adresine e-postayla verirsiniz.

Yasa bizi başka bir işlemeye zorunlu kılarsa, yasa yasaklamadığı ölçüde bunu size önceden bildiririz. Bir talimatı hukuka aykırı bulursak bunu size gecikmeksizin söyleriz.

5. Gizlilik

Verilere yalnızca sağlayıcı ve gizlilik yükümlülüğü altındaki kişiler erişebilir. Verilerinize yalnızca işletim, hata arama ya da sizin isteğiniz bunu gerektirdiğinde bakarız.

6. İşleme güvenliği

GDPR madde 32 uyarınca riske uygun teknik ve idari tedbirler alırız, özellikle:

• Almanya'daki veri merkezlerinde bulunan bir sunucuda işletim;
• bütün bağlantıların TLS ile şifrelenmesi;
• parolaların yalnızca güvenli özet değeri olarak saklanması, passkey ile de giriş;
• her sorgunun kendi hesapla sınırlı olması; böylece kimse başka bir hesabın verisini görmez;
• veritabanına ve dosyalara internetten doğrudan erişilememesi;
• sunucuya yönetici erişiminin yalnızca sağlayıcıya ve yalnızca kriptografik anahtarlarla açık olması;
• sunucuda 14 gün, şifreli olarak sunucu dışında en fazla 30 gün saklanan günlük yedekler;
• yüklenen fotoğraflardaki bütün meta verilerin silinmesi;
• tamamlanmış teklif, fatura ve ihtarların bir kez üretilip sağlama toplamıyla değiştirilmeden saklanması;
• sunucu kayıtlarının en geç 14 gün sonra silinmesi.

Tedbirleri koruma düzeyini düşürmeden teknolojinin geldiği noktaya uyarlarız.

7. Alt işleyenler

Şu alt işleyenlerin kullanılmasını kabul edersiniz:

• STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Almanya: sunucunun Almanya'daki veri merkezlerinde işletilmesi, bütün verilerin saklanması ve e-posta gönderimi;
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Lüksemburg: Amazon'un okuyamadığı şifreli yedek kopyaların Frankfurt am Main'daki veri merkezlerinde saklanması;
• Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, İrlanda: fotoğrafların Vertex AI üzerinden Gemini yapay zekâ modeliyle AB'deki veri merkezlerinde analizi, yalnızca tanıma ve sağlık kontrolleri için. Müşteri, teklif, fatura ve ihtar verileri iletilmez.

Her alt işleyenle GDPR madde 28/4 uyarınca bir sözleşme vardır. Üçüncü ülkelere aktarım yalnızca GDPR madde 44 ve devamındaki koşullarla yapılır; Google grubu şirketlerinin AB dışından olası erişimini gizlilik bildirimimiz anlatır.

Ödeme hizmeti sağlayıcımız Stripe yalnızca kendi aboneliğinize ait verileri işler, müşterilerinizin verilerini işlemez; bu nedenle bu sözleşme kapsamında alt işleyen değildir.

Bir alt işleyen eklemek ya da değiştirmek istersek bunu size en az dört hafta önce e-postayla bildiririz. Bu süre içinde veri korumaya ilişkin önemli bir sebeple itiraz edebilirsiniz; anlaşamazsak Verdaro Business'ı değişiklik tarihi itibarıyla feshedebilirsiniz.

8. Destek

İlgili kişiler bize başvurursa talebi size iletiriz, kendimiz cevaplamayız. Bilgi alma, düzeltme, silme, kısıtlama ve veri taşınabilirliğinde uygulamanın işlevleri, özellikle düzenleme, silme ve dışa aktarma size yardım eder; yetmediği yerde talep üzerine sizi destekleriz. Tamamlanmış faturalar ve ihtarlar saklama yükümlülükleri nedeniyle tek tek silinemez.

GDPR madde 32 ile 36 arasındaki yükümlülüklerinizde elimizdeki bilgilerle size destek oluruz.

9. Veri ihlalleri

Verilerinizi etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrenirsek size gecikmeksizin, mümkünse 24 saat içinde, GDPR madde 33/3'teki bilgilerle, elimizde olduğu ölçüde e-postayla haber verir ve sonuçlarını sınırlamak için gereken tedbirleri alırız.

10. Silme ve iade

Verilerinizi her zaman kendiniz düzenleyebilir ve silebilirsiniz; tamamlanmış faturalar ve ihtarlar hesabınız durduğu sürece kalır. Dışa aktarma ile belgelerinizi PDF olarak ve CSV biçiminde bir tablo olarak alırsınız.

Hesabınızı silerseniz bütün verileri 30 gün sonra kesin olarak sileriz; yedeklerden de en geç 30 gün sonra silinirler. Uygulama, silmeden önce belgelerinizi dışa aktarmanız gerektiğini hatırlatır.

11. Kanıtlar ve denetimler

Bu sözleşmeye uyduğumuzu talep üzerine, kural olarak yazılı bilgi ve alt işleyenlerimizin kanıtlarıyla (örneğin sertifikalar) gösteririz. Yerinde denetimleri makul bir süre önceden kararlaştırırız; denetimler işletimi orantısız biçimde aksatmamalıdır.

12. Sorumluluk ve son hükümler

Sorumluluk GDPR madde 82'ye ve kullanım koşullarına göre belirlenir.

Bu sözleşmeyi değiştirirsek yeni sürümü onayınız için uygulamada size sunarız.

Alman hukuku uygulanır. Bağlayıcı olan Almanca metindir; İngilizce ve Türkçe metinler çeviridir.